Krankschreibung in Spanien: Post der Seguridad Social wird digital

Spaniens Sozialversicherung stellt wichtige Mitteilungen zu Krankschreibungen auf digitale Zustellung um. Ab Dienstag, 1. September, erhalten Betroffene die formelle Nachricht grundsätzlich elektronisch statt als Brief.

Das betrifft Personen, die eine Leistung wegen vorübergehender Arbeitsunfähigkeit beantragen oder beziehen. Arbeitnehmer und Selbstständige sollten deshalb ihre Kontaktdaten prüfen und einen digitalen Zugang zur Seguridad Social einrichten.

Die Nachricht liegt in der Sede Electrónica de la Seguridad Social, kurz SEDESS, bereit. Eine ungeöffnete Mitteilung kann nach zehn Kalendertagen trotzdem als zugestellt gelten.

Diese Verfahren werden umgestellt

Die neue Regel gilt für Mitteilungen im Zusammenhang mit einer incapacidad temporal. Darunter fällt die vorübergehende Arbeitsunfähigkeit, die im Alltag meist als baja bezeichnet wird.

Auch Menschen in einem Verfahren zur Anerkennung einer dauerhaften Erwerbsunfähigkeit sollen Mitteilungen künftig elektronisch erhalten. Dasselbe gilt bei dauerhaften Verletzungen, die keine Erwerbsunfähigkeit verursachen.

Digital verschickt werden zudem Einladungen zu medizinischen Untersuchungen durch das INSS oder die zuständige medizinische Stelle. Auch Aufforderungen, Unterlagen oder zusätzliche Informationen einzureichen, erreichen die Betroffenen auf diesem Weg.

E-Mail und SMS sind nur Hinweise

Die eigentliche Mitteilung wird in der elektronischen Zentrale SEDESS hinterlegt. Die Seguridad Social kann per E-Mail oder SMS darauf hinweisen, dass dort ein neues Dokument bereitsteht.

Entscheidend ist jedoch nicht die Warnnachricht auf dem Handy oder im E-Mail-Postfach. Maßgeblich ist die in SEDESS abgelegte elektronische Mitteilung.

Nach Angaben der Kanzlei Col·lectiu Ronda kann eine ordnungsgemäß hinterlegte Mitteilung auch dann wirksam sein, wenn der Hinweis per SMS oder E-Mail ausbleibt. Betroffene sollten sich daher nicht allein auf diese Hinweise verlassen.

Diese digitalen Zugänge werden benötigt

Zum Öffnen der Dokumente ist eine anerkannte elektronische Identifikation nötig. Möglich sind ein digitales Zertifikat, Cl@ve Permanente, Cl@ve Móvil oder der elektronische Personalausweis DNI electrónico.

Ebenso wichtig sind aktuelle Kontaktdaten. E-Mail-Adresse und Mobiltelefonnummer lassen sich beispielsweise im offiziellen Portal Import@ss kontrollieren und bei Bedarf ändern.

Wer weiterhin Papierpost erhalten möchte, muss persönlich eine Geschäftsstelle der Seguridad Social aufsuchen. Dort ist ein schriftlicher Antrag erforderlich. Antworten, Einwände oder Rechtsmittel müssen ansonsten online oder nach vorheriger Terminvereinbarung eingereicht werden.

Zehn Tage können Fristen auslösen

Eine elektronische Mitteilung gilt als zugestellt, sobald sie geöffnet wird. Erfolgt kein Abruf, tritt diese Wirkung spätestens zehn Kalendertage nach der Bereitstellung ein.

Danach können Fristen für Stellungnahmen, Beschwerden oder Rechtsmittel beginnen. Das bloße Nichtöffnen schützt somit nicht vor rechtlichen Folgen.

Col·lectiu Ronda empfiehlt deshalb, SEDESS regelmäßig zu prüfen. Das gilt besonders während einer Krankschreibung oder eines laufenden Verfahrens zur Anerkennung einer dauerhaften Erwerbsunfähigkeit.

Bedeutung für Arbeitnehmer und Selbstständige

Betroffene sollten vor allem drei Punkte erledigen: Kontaktdaten in Import@ss kontrollieren, eine funktionierende digitale Identifikation bereithalten und den Zugang zu SEDESS testen. Danach sollte das Portal während eines laufenden Verfahrens häufig überprüft werden.

Für Leistungen rund um die Betreuung eines Kindes nach der Geburt waren digitale Mitteilungen bereits üblich. Dort ändert sich nichts.

Rentner sowie Empfänger von Witwen-, Witwer- oder Waisenrenten sollen ihre Mitteilungen weiterhin wie bisher per Brief erhalten. Für diese Gruppen bringt die Umstellung nach den vorliegenden Angaben keine Änderung.