Krankmeldung in Spanien: INSS stellt Bescheide ab September digital zu

Wer in Spanien Leistungen wegen einer Arbeitsunfähigkeit beantragt oder erhält, muss sich auf digitale Post einstellen. Ab 1. September stellt das Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) bestimmte Mitteilungen elektronisch bereit.

Das betrifft vor allem spätere Schreiben während eines laufenden Verfahrens. Dazu gehören Entscheidungen über eine Krankschreibung, Leistungsbescheide und Aufforderungen, Unterlagen einzureichen.

Die eigentliche Krankmeldung ändert sich dadurch nicht. Neu ist jedoch, wo Betroffene wichtige Nachrichten finden und welche Frist sie dabei beachten müssen.

Krankmeldung läuft weiter wie bisher

Die Änderung beruht auf der Orden ISM/541/2026. Sie tritt drei Monate nach ihrer Veröffentlichung im spanischen Gesetzblatt BOE in Kraft.

Stellt ein Arzt eine vorübergehende Arbeitsunfähigkeit fest, bleibt das bisherige Verfahren bestehen. Die ärztlichen Bescheinigungen werden der Sozialversicherung übermittelt. Beschäftigte müssen sie auch weiterhin nicht persönlich bei ihrem Arbeitgeber abgeben.

Umgestellt werden spätere Mitteilungen des INSS. Eine Entscheidung über die Beendigung der Krankschreibung kann künftig ebenso digital zugestellt werden wie ein Bescheid zu einer Leistung oder die Bitte um zusätzliche Dokumente.

Diese Verfahren sind betroffen

Die elektronische Zustellung gilt für natürliche Personen, die Leistungen wegen vorübergehender Arbeitsunfähigkeit beantragen oder beziehen. Sie erfasst außerdem Mitteilungen zur dauerhaften Erwerbsunfähigkeit und zu bleibenden Verletzungen, die keine Erwerbsunfähigkeit verursachen.

Besonders wichtig ist die Umstellung bei längeren Krankheitszeiten und offenen Verfahren. Bei einer kurzen Krankschreibung ohne weitere Schritte des INSS dürfte sie dagegen meist keine praktischen Auswirkungen haben.

Die neue Regel bedeutet nicht, dass Papierpost vollständig abgeschafft wird. Nicht elektronische Zustellungen bleiben in bestimmten Ausnahmefällen möglich. Das gilt etwa, wenn der Sozialversicherung keine elektronischen Kontaktdaten für einen Hinweis auf eine neue Nachricht vorliegen.

Zehn Tage für den Abruf

Die Mitteilungen liegen zehn Kalendertage in der Sede Electrónica de la Seguridad Social, kurz SEDESS, zum Abruf bereit. Öffnet die betroffene Person das Dokument innerhalb dieser Zeit, gilt es in diesem Moment als zugestellt.

Verstreichen die zehn Tage ohne Zugriff, gilt die Zustellung als abgelehnt. Das Verfahren läuft dennoch weiter. Damit können auch weitere Fristen beginnen, etwa für Einwände, fehlende Unterlagen oder einen Rechtsbehelf.

Das kann erhebliche Folgen haben. Eine ungelesene Nachricht könnte beispielsweise die Beendigung einer Krankschreibung, die Ablehnung einer Leistung oder eine Aufforderung zur Vorlage von Dokumenten enthalten.

SMS und E-Mail sind nur Hinweise

Das INSS kann per SMS oder E-Mail über eine neue Mitteilung informieren. Dieser Hinweis ist jedoch nicht die offizielle Zustellung. Entscheidend ist allein das Dokument in der elektronischen Geschäftsstelle.

Auch wenn keine SMS oder E-Mail eintrifft, kann die elektronische Zustellung wirksam sein. Für den Zugang zur SEDESS wird ein anerkanntes Identifikationsmittel wie ein digitales Zertifikat oder Cl@ve benötigt.

Wer digitale Dienste nicht selbst nutzen kann, erhält Unterstützung in den Centros de Atención e Información de la Seguridad Social, den CAISS. Dort kann ein Mitarbeiter in geeigneten Fällen im Namen der betroffenen Person auf die Nachricht zugreifen.

Was Betroffene jetzt prüfen sollten

Personen mit längerer Krankschreibung oder einem laufenden Verfahren zur Erwerbsunfähigkeit sollten kontrollieren, ob das INSS ihre aktuelle Mobilfunknummer und E-Mail-Adresse gespeichert hat. Zusätzlich empfiehlt es sich, die SEDESS regelmäßig direkt zu prüfen.

Auf einen Warnhinweis per SMS oder E-Mail sollte man sich nicht verlassen. Maßgeblich bleibt die Zehntagesfrist in der elektronischen Geschäftsstelle.

Wer noch keinen digitalen Zugang besitzt, sollte sich rechtzeitig mit Cl@ve oder einem digitalen Zertifikat befassen. Bei Schwierigkeiten steht die persönliche Hilfe in einem CAISS zur Verfügung.